【実録】機械式駐車場の工事契約、「紙」と「電子」どっち？理事長様から頂いた3つの疑問

いつもお読みいただきありがとうございます。機械式駐車場の相談窓口です。

先日、私たちがサポートさせていただいている管理組合様から、こんなご相談のお電話をいただきました。いよいよ機械式駐車場の改修工事を行うことになり、施工業者さんから契約書の提示があった時のことです。

「施工会社さんから、『従来の紙の契約書』と『電子契約』の2パターンを提示されたのですが、管理組合として電子契約を選んでも大丈夫なのでしょうか？」

理事長様は電子化に関心をお持ちでしたが、初めてのことなので少し不安も感じていらっしゃるようでした。

「世の中的には電子契約が主流になりつつあるのか？」
「管理組合側で専用のアカウントや契約が必要なのか？」
「これを機に、書類の電子保存（ペーパーレス化）も進めていきたい」

私たちとしても、管理組合様の負担が減る「電子契約」は非常におすすめですので、そのメリットをお話しさせていただきました。今回は、この時にお伝えした内容をもとに、管理組合様が業者と機械式駐車場の工事契約（電子契約）を結ぶ際の「3つの疑問」について共有したいと思います。

疑問①：工事契約で「電子契約」は主流なの？

答え：はい、ここ数年で急速に増えています。

以前は「契約書といえば、製本して実印を押すもの」という文化が根強かった建設業界ですが、最近は状況がガラリと変わりました。大手ゼネコンはもちろん、今回のような機械式駐車場の専門工事会社でも、電子契約（クラウドサインやドキュサインなど）を導入するケースが当たり前になっています。

その最大の理由は、やはり「印紙税（収入印紙）」が不要になるからです。

機械式駐車場の工事契約は金額が大きくなるため、紙の契約書だとどうしても数千円〜数万円の印紙代がかかってしまいます。しかし、電子データでやり取りする場合、この印紙税はかかりません。管理組合様の大切な修繕積立金を、事務コストで減らさずに済むのは、とても大きなメリットではないでしょうか。

疑問②：管理組合も「有料アカウント」が必要なの？

答え：いいえ、基本的には不要なケースがほとんどです。

ここを心配される理事様がとても多いのですが、一般的な電子契約サービスの場合、契約書を送る側（施工業者）がアカウントを持っていれば、受け取る側（管理組合様）はアカウントを持っていなくても締結が可能な仕組みになっています。

【一般的な流れ】

理事長様のメールアドレスに、施工業者から「契約書確認依頼」のメールが届く。
URLをクリックし、内容を確認する。
画面上の「同意する」ボタンを押す。（これだけで電子署名完了！）

⚠️ ここだけはご注意ください！

契約完了メールが届いたら、必ず契約書データ（PDF）をダウンロードして保存してください。

「メールのURLからいつでも見られるから大丈夫」と安心してしまう方が多いのですが、多くの電子契約サービスには「ダウンロード期限」があります。期限が切れると閲覧できなくなってしまうため、契約完了後は必ずPDFファイル本体をダウンロードし、管理組合様の共有USBやパソコン等に保存してください。

特別なソフトのインストールや、面倒なアカウント登録は不要ですので、紙に押印して郵送する手間と比べると、驚くほどスムーズに進みます。